Zahlungen verwalten

Im Bereich Zahlungen sehen Sie alle finanziellen Transaktionen des Ferienpass-Programms. (Zahlungsadmin)

Überblick: Tabs im Zahlungsbereich

Zahlungen anzeigen und filtern

Schritte:

1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Zahlungen
2. Sie sehen die Übersicht aller Zahlungen
3. Nutzen Sie Filtern… um nach Datum, Status oder Betrag zu filtern
4. Nutzen Sie Exportieren… um die Zahlungsliste als Excel-Datei zu exportieren

Ausstehende Zahlungen bearbeiten

Schritte:

1. Klicken Sie auf den Tab Ausstehende Zahlungen
2. Sie sehen alle Anmeldungen, für die noch keine Zahlung eingegangen ist
3. Klicken Sie auf eine Anmeldung, um Details zu sehen
4. Markieren Sie eine Zahlung als eingegangen, wenn Sie sie manuell bestätigen möchten

Offene Teilnehmerbeiträge verwalten

Wann relevant? Nach dem Anmeldeverfahren haben manche Familien ihre Teilnahmegebühren noch nicht bezahlt.

Schritte:

1. Klicken Sie auf Zahlungen → Tab Ausstehende Zahlungen
2. Sie sehen alle Anmeldungen mit noch offenem Betrag
3. Sie können eine Zahlungserinnerung versenden: Nutzen Sie dafür die Rundmail-Funktion mit der Zielgruppe „Teilnehmende" und formulieren Sie eine Zahlungsaufforderung
4. Alternativ können Sie den Betrag manuell als „bezahlt" markieren, wenn Sie eine Barzahlung oder Banküberweisung erhalten haben

Abgesagtes Angebot – Teilnehmerbeitrag zurückerstatten

Wenn ein Angebot abgesagt werden muss und bereits Teilnahmegebühren bezahlt wurden, sind folgende Szenarien möglich:

Szenario 1: Gutschrift im System

Die bezahlten Beiträge werden als Guthaben im Eltern-Account hinterlegt. Die Familie kann das Guthaben bei der nächsten Buchung verrechnen.

Szenario 2: Rückerstattung

Die Zahlung wird direkt zurückerstattet. Dies ist je nach Zahlungsanbieter und Konfiguration Ihrer Instanz möglich.

Schritte:

1. Identifizieren Sie das abgesagte Angebot und die betroffenen Anmeldungen
2. Klicken Sie auf Zahlungen und suchen Sie nach den entsprechenden Buchungen
3. Klicken Sie auf eine Buchung und wählen Sie je nach Konfiguration Stornieren oder Gutschrift erstellen

Doppelte Zahlungen korrigieren

Gelegentlich kommt es vor, dass eine Zahlung doppelt gebucht wurde (z. B. wenn die Verbindung beim Zahlungsvorgang unterbrochen war und der Nutzer den Vorgang wiederholt hat).

Schritte:

1. Klicken Sie auf Zahlungen → Tab Überzahlte Anmeldungen
2. Identifizieren Sie die betroffene Anmeldung
3. Klicken Sie auf die Anmeldung, um Details zu sehen
4. Wählen Sie Stornieren für die überschüssige Zahlung, oder erstellen Sie eine Gutschrift

Manuelle Zuteilung und Zahllast

Wenn ein Kind manuell zu einem Angebot zugeteilt wird (ohne den normalen Anmeldeprozess), kann es vorkommen, dass für dieses Kind keine Zahllast (kein zu zahlender Betrag) im System erzeugt wird.

Was bedeutet das?

Manuell zugeteilte Teilnehmende erscheinen in der Anmeldungsliste, aber es wird ihnen automatisch keine Rechnung geschickt. Das kann gewollt sein (z. B. bei kostenlosem Zugang für bestimmte Gruppen) oder ein Versehen sein.

Prüfen Sie:

• Haben Sie beim manuellen Anlegen der Anmeldung die Teilnahmegebühr eingetragen?
• Ist das Angebot korrekt als gebührenpflichtig konfiguriert?
• Falls die Zahllast fehlt: Klicken Sie die Anmeldung an und passen Sie den zu zahlenden Betrag manuell an