FAQ – Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die häufigsten Fragen zur Nutzung von ferienpass.online.

Allgemeine Fragen

Kann ich mehrere Angebote gleichzeitig freigeben?

Aktuell müssen Angebote einzeln freigegeben werden. Nutzen Sie die Filter-Funktion, um Angebote mit dem Status „Vom Veranstalter freigegeben" schnell zu finden.

Was ist der Unterschied zwischen „Windhundverfahren" und „Losverfahren"?

Beim Windhundverfahren erhält das Kind sofort eine Zusage, wenn es sich als erstes anmeldet (First-come-first-served). Beim Losverfahren werden nach Ende der Anmeldefrist alle Anmeldungen gesammelt und die Plätze per Zufallsprinzip vergeben. Das Losverfahren ist fairer, da frühe Anmeldungen keinen Vorteil bringen.

Kann ich eine versendete Rundmail rückgängig machen?

Nein. Eine einmal gesendete E-Mail kann nicht zurückgerufen werden. Prüfen Sie den Text immer sorgfältig vor dem Versenden.

Angebote

Wie kopiere ich Angebote aus einer alten Saison?

Sie können ein Angebot öffnen, über das ⋮-Menü duplizieren und es dann der neuen Saison zuweisen.

Wie lege ich ein kostenloses Angebot an?

Tragen Sie im Abschnitt Details des Angebots bei Teilnahmegebühr den Wert 0,00 ein. Das Angebot erscheint dann ohne Zahlungsaufforderung.

Kann ein Veranstalter sein Angebot nach der Einreichung noch bearbeiten?

Sobald ein Veranstalter sein Angebot zur Prüfung eingereicht hat (Status: „Vom Veranstalter freigegeben"), kann er es nicht mehr eigenständig bearbeiten. Ein Admin muss das Angebot „zurück in Bearbeitung" geben, damit der Veranstalter erneut Änderungen vornehmen kann.

Wie verhält sich ein Angebot, das täglich stattfindet?

Täglich stattfindende Angebote (z. B. tägliche Sportplatz-Buchungen) sollten nicht als viele separate Terminvarianten angelegt werden, da das zu einer unübersichtlichen Angebotsliste führt. Nutzen Sie stattdessen die Funktion „Zusätzliche Zeit zu diesem Termin" oder sprechen Sie mit support@ferienpass.online über die optimale Konfiguration.

Was ist eine „Terminvariante" und wann sollte ich sie verwenden?

Terminvarianten sind mehrere Durchführungen desselben Angebots zu unterschiedlichen Zeiten, jeweils mit eigener Teilnehmerliste und eigenem Platzkontingent (z. B. Kochkurs am Dienstag und Donnerstag).

Wann sollte ich Geburtsdaten für Veranstalter miterheben?

Im Abschnitt Anmeldungen des Angebots gibt es die Checkbox Geburtsdatum für Veranstalter miterheben. Wenn sie gesetzt ist, sehen Veranstaltende auf der Teilnahmeliste eine zusätzliche Spalte Geburtsdatum für jede angemeldete Person.

Aktivieren Sie diese Option nur, wenn der Veranstalter das Geburtsdatum für die Durchführung des Angebots tatsächlich braucht – z. B. weil er gegenüber Versicherern oder Aufsicht das Alter einzelner Teilnehmender belegen muss, oder weil das Angebot eine harte Altersgrenze hat, die im Vor-Ort-Check geprüft wird.

Wenn die Checkbox gesetzt ist, erkennen Sie betroffene Angebote in der Angebotsliste am orangefarbenen Warn-Symbol neben dem Angebotsnamen (Tooltip: „Geburtsdatum wird für Veranstalter miterhoben"). Bei Angeboten mit Terminvarianten wird die Einstellung vom Hauptangebot auf alle Varianten übernommen.

Teilnehmende

Wie kann ich ein Kind auf die Warteliste setzen?

Ändern Sie den Anmeldestatus des Kindes auf auf Warteliste.

Wie exportiere ich alle Anmeldungen für ein Angebot?

Öffnen Sie das Angebot und klicken Sie auf Exportieren… oben rechts. Wählen Sie das gewünschte Format.

Wie können Eltern ihr Kind von einem Angebot abmelden?

Eltern können sich über ihren eigenen Account (nicht das Admin-Panel) von Angeboten abmelden, solange die Anmeldefrist noch läuft. Admins können den Status jederzeit manuell ändern. Bitte beachten Sie: Bei kostenpflichtigen Angeboten hängt die Rückerstattung von der Stornierungsrichtlinie Ihrer Instanz ab.

Kann ich sehen, welche Eltern die Fotoeinwilligung verweigert haben?

Ja. Die Fotoeinwilligung ist im Teilnehmer-Profil sichtbar. Sie können die Teilnehmerliste exportieren und dort nach Fotoeinwilligung filtern.

Veranstaltende & Accounts

Wie füge ich einem Veranstaltenden-Account einen weiteren Nutzer hinzu?

Gehen Sie zu Accounts → Tab Veranstaltende → gewünschten Account bearbeiten und den Nutzer zuweisen.

Kann ein Veranstaltender mehrere Angebote unter verschiedenen Organisationen anbieten?

Ja. Ein Nutzer-Account kann mit mehreren Veranstaltenden-Organisationen verknüpft sein. Wenden Sie sich dafür an Ihren Admin, der den Account mit den weiteren Organisationen verknüpfen kann.

Wie kann ich einen Eltern-Account entsperren, der deaktiviert wurde?

Klicken Sie auf Accounts → Tab Eltern → betroffenen Account suchen → Bearbeiten → Häkchen bei „Konto deaktiviert" entfernen → Daten speichern. Der Account ist danach wieder aktiv und der Nutzer kann sich einloggen.

Zahlungen

Was passiert mit bezahlten Beiträgen, wenn ein Angebot abgesagt wird?

Je nach Konfiguration Ihrer Instanz werden bezahlte Beträge entweder als Guthaben im Eltern-Account hinterlegt oder direkt zurückerstattet. Informieren Sie die betroffenen Familien aktiv per Rundmail.

Wie sende ich eine Zahlungserinnerung an Familien mit offenem Beitrag?

Nutzen Sie die Rundmail-Funktion mit der Empfänger-Gruppe „Teilnehmende". Alternativ können Sie über Zahlungen → Ausstehende Zahlungen einzelne Familien direkt anschreiben.

E-Mail & Kommunikation

Wie kann ich überprüfen, ob eine Rundmail wirklich verschickt wurde?

Klicken Sie auf Werkzeuge & Einstellungen → Postausgang → Tab Rundmail. Dort sehen Sie alle verschickten Rundmails mit Datum, Empfängeranzahl und Status. Im Tab E-Mail Zustellprobleme finden Sie eventuelle Zustellfehler.

Saisons & Phasen

Was passiert, wenn eine Saison abläuft?

Die Saison und ihre Angebote bleiben im System gespeichert und sind weiterhin einsehbar. Für ein neues Programm legen Sie eine neue Saison an.

Technisches

Wie ändere ich die URL meiner Instanz?

Die URL einer Instanz kann nicht selbst geändert werden. Wenden Sie sich dafür an support@ferienpass.online.

Kann ich Angebote oder Teilnehmerlisten filtern?

Ja. In den Listen-Ansichten (Angebote, Teilnehmende etc.) gibt es einen Filtern…-Button, mit dem Sie nach verschiedenen Kriterien filtern können (z. B. Status, Saison, Alter). Klicken Sie auf den Button, um die Filteroptionen zu öffnen.

Wie können Veranstaltende Fotos für ihr Angebot hochladen?

Veranstaltende können im Angebots-Formular unter dem Abschnitt Foto ein Bild hochladen. Wenn das Bild nicht angezeigt wird: Prüfen Sie, ob die Datei zu groß ist (empfohlen: unter 5 MB) und ein unterstütztes Format hat (JPG, PNG). Falls das Bild in der Vorschau erscheint, aber nach dem Speichern nicht sichtbar ist, klicken Sie auf Daten speichern und laden Sie die Seite neu.

Spezialfälle

Was ist der Unterschied zwischen „Anmeldungen möglich bis" und „Nachmeldungen"?

Das Feld heißt im System „Anmeldungen möglich bis" und gibt an, bis wann Eltern ihr Kind über die Website selbst anmelden können. Danach ist die Selbstanmeldung gesperrt. Admins können jedoch weiterhin Kinder manuell anmelden (Nachmeldung). Eine gesonderte „Nachmeldungs-Frist" gibt es nicht – die manuelle Anmeldung durch Admins ist zeitlich nicht begrenzt.

Was ist ein Freundescode und wie funktioniert er?

Ein Freundescode (auch: Zugangscode) ermöglicht es, dass Kinder gemeinsam einem Angebot zugeteilt werden möchten. Eltern tragen bei der Anmeldung einen Code ein, der sie mit einer anderen Anmeldung verknüpft. Die automatische Zulosung berücksichtigt diese Verknüpfung nach Möglichkeit. Falls Kinder trotzdem getrennt zugeteilt wurden, können Admins die Zuteilung manuell korrigieren.

Ein Angebot wurde fälschlicherweise finalisiert. Kann das rückgängig gemacht werden?

Ja. Admins und Super-Admins können ein finalisiertes Angebot ent-finalisieren. Klicken Sie das Angebot an und suchen Sie den Button Finalisierung aufheben.

Wie kann ich ein Konto löschen (Recht auf Löschung, DSGVO)?

Nutzen Sie die Funktion Daten löschen unter Werkzeuge & Einstellungen. Dort können Sie das Recht auf Löschung und das Recht auf Auskunft gemäß DSGVO umsetzen. Wenn Sie sich unsicher sind, wenden Sie sich an support@ferienpass.online.