Werkzeuge & Einstellungen
E-Mail-Funktionen
ferienpass.online versendet automatisch E-Mails bei bestimmten Ereignissen und ermöglicht es, Massen-E-Mails (Rundmails) zu versenden. (Admins)
Rundmail versenden
Ziel: Eine E-Mail an alle Veranstaltenden oder alle Teilnehmenden einer Saison senden.
Wann nutzen? Zum Beispiel für:
- Wichtige Hinweise vor dem Start des Ferienpass-Programms
- Erinnerungen an die Abgabefrist für Angebote
- Informationen nach der Platzvergabe
Schritte:
- Klicken Sie auf Werkzeuge & Einstellungen → Kachel Rundmail, oder navigieren Sie zu einer Saison → Tab Rundmail
- Wählen Sie die Empfänger-Gruppe:
- Veranstaltende – alle Veranstalter dieser Saison
- Teilnehmende – alle Eltern mit Kindern in dieser Saison
- Unter Empfänger-Adressen sehen Sie die Anzahl der Empfänger
- Verfassen Sie die E-Mail im Bereich E-Mail verfassen
- Sie können Platzhalter-Tokens verwenden, z. B.:
{{ edition.name }}→ wird durch den Saison-Namen ersetzt (z. B. „Ferienpass 2026"){{ baseUrl }}→ wird durch die URL Ihrer Instanz ersetzt{{ recipientEmail }}→ wird durch die E-Mail-Adresse des Empfängers ersetzt
- Klicken Sie auf Senden
Achtung: Nicht rückgängig machbar
Eine gesendete Rundmail kann nicht zurückgenommen werden. Prüfen Sie den Text sorgfältig, bevor Sie auf „Senden" klicken.
System-Benachrichtigungen anpassen
System-Benachrichtigungen sind E-Mails, die automatisch bei bestimmten Ereignissen versandt werden.
Vorhandene Benachrichtigungstypen
| Typ | Auslöser |
|---|---|
| Anmeldebestätigung – Windhund | Kind erhält sofort einen Platz (Windhundverfahren) |
| Anmeldebestätigung – Nachrücker | Kind rückt von der Warteliste nach |
| Anmeldebestätigungen – Los-Verfahren | Versand nach der Platzvergabe (Losverfahren) |
| Anmeldung – Abgesagt | Angebot wird abgesagt |
Ziel: Eine Benachrichtigungs-Vorlage anpassen.
Schritte:
- Navigieren Sie zu einer Saison (Werkzeuge & Einstellungen → Saisons → gewünschte Saison)
- Klicken Sie auf den Tab Benachrichtigungen
- Suchen Sie die gewünschte Vorlage
- Klicken Sie auf für diese Saison überschreiben →, um eine saisonspezifische Version zu erstellen
- Bearbeiten Sie E-Mail-Betreff und E-Mail-Text
- Klicken Sie auf Speichern
Hinweis: Standard vs. Saisonspezifisch
Die Standardvorlagen können mit Bearbeiten → dauerhaft geändert werden. Nutzen Sie für diese Saison überschreiben →, wenn Sie nur für eine Saison eine andere Formulierung wollen.
Postausgang einsehen
Im Postausgang sehen Sie alle E-Mails, die das System versendet hat.
Schritte:
- Klicken Sie auf Werkzeuge & Einstellungen → Kachel Postausgang → Tab Postausgang
- Suchen Sie nach bestimmten Nachrichten (Suchfeld)
- Klicken Sie auf eine Nachricht, um den Inhalt zu sehen
Weitere Tabs
| Tab | Funktion |
|---|---|
| Rundmail | Übersicht der gesendeten Rundmails |
| Benachrichtigungen | Übersicht der automatisch versendeten System-Mails |
| E-Mail Zustellprobleme | Liste der E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten |
Zustellprobleme prüfen
Wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, erscheint sie im Tab E-Mail Zustellprobleme. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse auf Tippfehler und informieren Sie den Empfänger, seinen Spam-Ordner zu überprüfen.