Verwaltung
Teilnehmende verwalten
Teilnehmende sind die Kinder, die sich für Ferienpass-Angebote anmelden. Verwalten Sie Profile, Anmeldungen und Statusänderungen. (Admins)
Teilnehmende anzeigen
Schritte:
- Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Teilnehmende
- Sie sehen eine Liste aller Teilnehmenden mit: Name, Geburtsdatum, E-Mail (des Elternteils), Handynummer, Anzahl Anmeldungen und Bestätigungsstatus
Mit dem Tab Duplikate können Sie doppelt angelegte Teilnehmende finden und zusammenführen.
Teilnehmer-Profil öffnen
Schritte:
- Klicken Sie in der Teilnehmenden-Liste auf den Namen eines Kindes
- Ein Seitenbereich öffnet sich mit:
- Geburtsdatum
- Anmeldungen (Angebotsnamen und Status)
- Aktivitätslog (Wann hat sich wer wie angemeldet, Status-Änderungen)
- Kommentarfeld (interne Notizen)
- Klicken Sie auf Öffnen, um das vollständige Profil in einer eigenen Ansicht zu sehen
Anmeldestatus eines Kindes ändern
Ziel: Den Status einer Anmeldung manuell anpassen (z. B. von Warteliste auf „nimmt teil").
Schritte:
- Öffnen Sie das Profil des Kindes
- Suchen Sie die entsprechende Anmeldung unter Anmeldungen
- Klicken Sie auf den aktuellen Status
- Wählen Sie den neuen Status aus dem Dropdown
- Die Änderung wird sofort gespeichert und im Aktivitätslog protokolliert
Statusoptionen
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| nicht zugeteilt | Anmeldung liegt vor, kein Platz zugeteilt |
| auf Warteliste | Kind steht auf der Warteliste |
| nimmt teil | Kind hat einen Platz und nimmt teil |
Neuen Teilnehmenden anlegen
Ziel: Ein Kind manuell im System erfassen (z. B. für Offline-Anmeldungen oder Nachmeldungen).
Schritte:
- Klicken Sie auf + Neu anlegen in der Teilnehmenden-Liste
- Füllen Sie die Pflichtfelder aus: Name, Geburtsdatum, E-Mail des Elternteils
- Klicken Sie auf Daten speichern
Nachmeldungen
Wenn die offizielle Anmeldefrist abgelaufen ist, Eltern ihr Kind aber nachträglich anmelden möchten, können Admins eine Anmeldung manuell über diesen Weg erfassen. Das Feld „Anmeldungen möglich bis" im Angebot schränkt nur die Selbstanmeldung durch Eltern ein – Admins können unabhängig davon manuell anmelden.
Teilnehmerliste exportieren und drucken
Ziel: Eine Liste aller Teilnehmenden eines Angebots ausgeben – z. B. für die Veranstaltenden vor Ort.
Schritte:
- Öffnen Sie das Angebot (über Angebote → Angebot auswählen)
- Wechseln Sie zur Ansicht der Teilnehmenden des Angebots
- Klicken Sie auf Exportieren… und wählen Sie das Format:
- PDF – für den Druck vor Ort
- Excel – für die weitere Bearbeitung am Computer
Wichtig: Extra-Angaben im Export
Die Standard-PDF-Ausgabe zeigt nur die Pflichtfelder (Name, Geburtsdatum, etc.). Wenn Sie im Angebot Anmeldeformular Extra-Angaben (z. B. Allergien, Schwimmkenntnisse) konfiguriert haben, müssen Sie prüfen, ob Ihre Instanz diese zusätzlichen Felder im Export enthält. Falls nicht, exportieren Sie die Liste als Excel – dort sind alle Felder enthalten.
Tipp für Veranstaltende
Veranstaltende können die Teilnehmerliste ihres eigenen Angebots direkt aus ihrem Veranstalter-Account exportieren. Ein Extra-Zugang zum Admin-Panel ist nicht nötig.
Fotoeinwilligung prüfen
Bei der Registrierung geben Eltern an, ob ihr Kind fotografiert werden darf. Diese Information ist in der Teilnehmerliste sichtbar.
Bedeutung der Fotoeinwilligung
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| Einwilligung erteilt (grün) | Fotos des Kindes dürfen gemacht und veröffentlicht werden |
| Einwilligung verweigert (rot) | Das Kind darf nicht fotografiert werden |
| Keine Angabe | Eltern haben keine explizite Auswahl getroffen – im Zweifel als Verweigerung behandeln |
Hinweis für Veranstaltende
Die Fotoeinwilligung ist eine datenschutzrechtlich relevante Angabe. Bitte geben Sie diese Information an das Personal weiter, das die Veranstaltung betreut.
Duplikate zusammenführen
Manchmal werden für dasselbe Kind mehrere Teilnehmer-Profile angelegt (z. B. weil Eltern sich mehrfach registriert haben oder verschiedene Schreibweisen des Namens verwendet wurden).
Ziel: Doppelte Profile erkennen und bereinigen.
Schritte:
- Klicken Sie auf Teilnehmende → Tab Duplikate
- Das System zeigt Ihnen Einträge, die möglicherweise dieselbe Person betreffen (ähnlicher Name, gleiches Geburtsdatum)
- Prüfen Sie die angezeigten Paare
- Klicken Sie auf Zusammenführen bei echten Duplikaten
Vorsicht: Nicht rückgängig machbar
Das Zusammenführen kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie sorgfältig, ob es sich wirklich um dieselbe Person handelt.