Angebote verwalten

Angebote sind das Herzstück von ferienpass.online. Jedes Angebot ist eine Freizeitveranstaltung für Kinder. (Veranstaltende & Admins)

Angebote anzeigen

Ziel: Die Liste aller Angebote der aktuellen Saison öffnen.

Schritte:

1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Angebote
2. Die Liste zeigt alle Angebote der aktuellen Saison
3. Wechseln Sie mit dem Tab Kalender zur Kalenderansicht (Angebote nach Datum)

Neues Angebot anlegen

Ziel: Ein neues Freizeitangebot in der Datenbank erstellen.

Voraussetzungen: Sie sind als Veranstaltende/r oder Admin angemeldet.

Schritte:

1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Angebote
2. Klicken Sie oben rechts auf + Neu anlegen
3. Wählen Sie Ohne Vorlage beginnen (Standard)
4. Das Formular öffnet sich mit mehreren Abschnitten (links die Navigation, rechts das Formular)

Formular-Abschnitte

Das Formular besteht aus folgenden Abschnitten:

1. Titel und Beschreibung

2. Termin

Mit + Zusätzliche Zeit zu diesem Termin können Sie weitere Zeitblöcke für denselben Termin hinzufügen (z. B. wenn dieselbe Gruppe an mehreren Tagen erscheinen muss).

3. Details

4. Anmeldungen

Sichtbare Auswirkungen, wenn die Checkbox gesetzt ist:

• In der Angebotsliste für Admins erscheint ein orangefarbenes Warn-Symbol neben dem Angebotsnamen mit dem Tooltip „Geburtsdatum wird für Veranstalter miterhoben".
• Auf der Teilnahmeliste für Veranstaltende wird vorne eine zusätzliche Spalte Geburtsdatum (Format T.M.JJJJ) eingeblendet.
• Bei Angeboten mit Terminvarianten wird die Einstellung vom Hauptangebot auf alle Varianten übernommen – pflegen Sie sie zentral am Hauptangebot.

5. Einverständniserklärung

Hier können Sie festlegen, ob Eltern eine Einverständniserklärung unterschreiben müssen.

6. Anmeldeformular Extra-Angaben

Fügen Sie zusätzliche Felder zum Anmeldeformular hinzu, z. B. „Schwimmkenntnisse vorhanden?" oder „Vegetarisch?".

7. Kontaktmöglichkeiten

Tragen Sie eine Kontakt-E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein, die auf der Angebotsseite angezeigt wird.

8. Downloads

Fügen Sie Dateien hinzu, die Teilnehmende herunterladen können (z. B. Programm-PDFs, Einverständniserklärungen).

9. Foto

Laden Sie ein Bild für das Angebot hoch. Das Bild erscheint in der öffentlichen Angebotsliste.

Formular ausfüllen und speichern

5. Füllen Sie mindestens Titel, Beschreibung, Termin und Veranstaltende aus
6. Klicken Sie nach jedem Abschnitt auf Daten speichern
7. Navigieren Sie links durch die Abschnitte, um alle Felder auszufüllen

Ergebnis: Das Angebot ist im System gespeichert. Es hat zunächst den Status „Entwurf" und ist noch nicht öffentlich sichtbar.

Angebot bearbeiten

Ziel: Ein bestehendes Angebot ändern.

Schritte:

1. Öffnen Sie die Angebotsliste über Angebote in der Hauptnavigation
2. Suchen Sie das Angebot (Suchfeld oder scrollen)
3. Klicken Sie auf den Namen des Angebots oder auf Bearbeiten
4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
5. Klicken Sie auf Daten speichern

Angebot freigeben (Admins)

Bevor ein Angebot auf der öffentlichen Website erscheint, durchläuft es einen Freigabeprozess:

Entwurf
  → Vom Veranstalter freigegeben
    → Vom Admin freigegeben
      → Auf Webseite veröffentlicht

Ziel: Ein Angebot als Admin prüfen und freigeben.

Schritte:

1. Öffnen Sie die Angebotsliste über Angebote
2. Filtern Sie nach Angeboten mit dem Status Vom Veranstalter freigegeben
3. Klicken Sie auf das Angebot
4. Prüfen Sie Inhalt, Termin und Details
5. Klicken Sie auf Freigeben (oder den entsprechenden Statuswechsel-Button)
6. Der Status ändert sich auf Vom Admin freigegeben

Angebot exportieren

Ziel: Die Angebotsliste als Datei exportieren.

Schritte:

1. Öffnen Sie die Angebotsliste
2. Klicken Sie auf Exportieren…
3. Wählen Sie das Format (z. B. Excel, PDF, Word)
4. Die Datei wird heruntergeladen

Angebot kopieren (duplizieren)

Ziel: Ein bestehendes Angebot als Vorlage für ein neues nutzen – z. B. wenn ein Veranstalter dasselbe Angebot in der nächsten Saison erneut anbietet.

Schritte:

1. Öffnen Sie die Angebotsliste und suchen Sie das gewünschte Angebot
2. Klicken Sie am Ende der Zeile auf das ⋮-Menü (Drei-Punkte-Menü)
3. Wählen Sie Duplizieren (oder Kopieren)
4. Das System erstellt eine Kopie des Angebots mit allen Feldern
5. Öffnen Sie die Kopie und passen Sie mindestens Titel, Termin und Saison an
6. Klicken Sie auf Daten speichern

Terminvarianten erstellen

Was sind Terminvarianten?

Manchmal findet dasselbe Angebot mehrfach statt – mit unterschiedlichen Gruppen oder zu verschiedenen Zeiten, aber mit identischem Inhalt (z. B. ein Kochkurs am Dienstag und am Donnerstag für je 10 Kinder). Dafür gibt es Terminvarianten: mehrere Durchführungen desselben Angebots unter einem gemeinsamen Dach.

Wann Terminvarianten nutzen?

• Das Angebot findet an mehreren Tagen statt, aber immer mit einer neuen Gruppe (nicht dieselbe Gruppe über mehrere Tage)
• Sie möchten für jeden Termin eine eigene Teilnehmerliste und separate Plätze

Ziel: Eine Terminvariante für ein bestehendes Angebot anlegen.

Schritte:

1. Öffnen Sie die Angebotsliste und klicken Sie auf das Angebot
2. Auf der Übersichtsseite des Angebots finden Sie den Bereich Termine (links unten)
3. Klicken Sie auf + Neue Termingruppe (oder „Terminvariante hinzufügen")
4. Es öffnet sich ein Formular für die neue Variante
5. Passen Sie Datum und Uhrzeit für diesen Durchgang an
6. Prüfen Sie, ob die übrigen Felder (Plätze, Treffpunkt etc.) korrekt übernommen wurden
7. Klicken Sie auf Daten speichern

Ergebnis: Die neue Terminvariante erscheint in der Angebotsliste als eigener Eintrag mit eigenem Termin und eigener Teilnehmerliste.

Täglich stattfindende Angebote

Manche Angebote finden jeden Tag statt (z. B. eine Sportanlage, die täglich gebucht werden kann). Wenn Sie für jeden Tag eine eigene Terminvariante anlegen, erscheint das Angebot in der öffentlichen Angebotsliste sehr häufig und wirkt unübersichtlich.

Empfehlung:

• Legen Sie in diesem Fall ein Angebot mit mehreren Zeitblöcken an (über „+ Zusätzliche Zeit zu diesem Termin" im Termin-Abschnitt), wenn die gleiche Gruppe alle Tage besucht
• Oder besprechen Sie mit dem Veranstaltenden, ob eine wöchentliche Buchungseinheit sinnvoller ist
• Wenden Sie sich bei Unklarheiten an support@ferienpass.online, um die beste Darstellung für Ihren Anwendungsfall zu besprechen

Angebot finalisieren und ent-finalisieren (Admins)

Was bedeutet „finalisieren"?

Wenn ein Admin ein Angebot finalisiert, ist es für Veranstaltende gesperrt – sie können es nicht mehr bearbeiten. Das ist sinnvoll, wenn die Bearbeitungsphase abgelaufen ist und der Admin die Daten für den Druck oder die Veröffentlichung einfrieren möchte.

Ziel: Ein versehentlich finalisiertes Angebot wieder für die Bearbeitung freigeben.

Schritte:

1. Öffnen Sie das Angebot
2. Suchen Sie den Button Finalisierung aufheben (oder „Ent-finalisieren") – dieser erscheint nur, wenn das Angebot bereits finalisiert ist
3. Klicken Sie darauf
4. Das Angebot ist wieder bearbeitbar

Angebot zurück in die Bearbeitung geben (Admins)

Wann nötig? Ein Veranstalter hat sein Angebot zur Prüfung eingereicht (Status: „Vom Veranstalter freigegeben"), muss aber noch Korrekturen vornehmen.

Ziel: Das Angebot wieder in den Entwurfs-Status zurückversetzen, damit der Veranstalter es erneut bearbeiten kann.

Schritte:

1. Öffnen Sie das Angebot
2. Klicken Sie auf den Status-Button oben rechts
3. Wählen Sie Zurück in Bearbeitung (oder „Status zurücksetzen")
4. Optional: Hinterlassen Sie einen Kommentar im Aktivitätslog, damit der Veranstalter den Grund für die Rückgabe versteht

Ergebnis: Das Angebot hat wieder den Status „Entwurf". Der Veranstalter erhält ggf. eine Benachrichtigung und kann das Angebot erneut bearbeiten und einreichen.

Externe Anmeldung beim Veranstalter

Manche Angebote werden nicht über das ferienpass.online-Anmeldesystem abgewickelt, sondern direkt beim Veranstalter. Das ist z. B. bei Kinos, Theatern oder externen Partnern der Fall.

Funktionsweise:

Wenn ein Angebot als „externe Anmeldung" konfiguriert ist, sehen Eltern auf der Angebotsseite einen Hinweis und ggf. einen Link zur externen Anmeldeseite des Veranstalters – statt eines eigenen Anmeldeformulars.

Konfiguration: Tragen Sie im Abschnitt Kontaktmöglichkeiten des Angebots die externe Anmelde-URL oder die Kontaktinformationen ein. Wenden Sie sich bei Bedarf an support@ferienpass.online, um die Einstellung als externe Anmeldung zu aktivieren.