Werkzeuge & Einstellungen
Saisons konfigurieren
Eine Saison ist ein Ferienpass-Programm (z. B. „Ferienpass 2026"). Jede Saison hat eigene Zeiträume, Angebote und Einstellungen. (Super-Admin)
Saison-Übersicht öffnen
Schritte:
- Klicken Sie auf Werkzeuge & Einstellungen → Kachel Saisons konfigurieren
- Sie sehen die Liste aller Saisons
- Klicken Sie auf Details, um eine Saison zu öffnen
Neue Saison anlegen
Schritte:
- Klicken Sie auf + Neu anlegen
- Geben Sie den Namen der Saison ein (z. B. „Ferienpass 2027")
- Klicken Sie auf Daten speichern
- Öffnen Sie die neue Saison und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Zeiträume (Phasen) zu konfigurieren
Saison-Phasen verstehen
Jede Saison hat mehrere Phasen, die nacheinander ablaufen:
| Phase | Bedeutung |
|---|---|
| Bearbeitungsphase für Veranstaltende | Veranstaltende können Angebote eintragen und bearbeiten |
| Ferien | Zeitraum, in dem die Veranstaltungen stattfinden |
| Angebote veröffentlichen | Angebote werden auf der öffentlichen Website angezeigt |
| Anmeldeverfahren | Eltern können sich für Angebote anmelden |
Wichtig: Phasen bestimmen Aktionen
Die Phasen bestimmen, welche Aktionen möglich sind. Während der Bearbeitungsphase können Veranstaltende Angebote eintragen. Außerhalb dieser Phase ist das Formular für Veranstaltende gesperrt.
Plätze zuordnen
Nach dem Ende des Anmeldeverfahrens werden die Plätze vergeben.
Ziel: Allen angemeldeten Kindern einen Platz zuweisen.
Schritte:
- Öffnen Sie die Saison (Saisons konfigurieren → Saison auswählen)
- Klicken Sie auf den Tab Plätze zuordnen
- Wählen Sie ein Angebot aus der linken Liste
- Klicken Sie auf Automatische Zuordnung, um das System die Plätze nach dem festgelegten Verfahren (Losverfahren oder Windhundverfahren) zuweisen zu lassen
- Oder klicken Sie auf Neue Anmeldung, um manuell einen Platz zu vergeben
Ergebnis: Die Statusinformationen der Anmeldungen werden aktualisiert (z. B. „nimmt teil", „auf Warteliste", „nicht zugeteilt").
Windhund vs. Los
Beim Windhundverfahren erhält das Kind sofort eine Zusage, wenn es sich als erstes anmeldet (First-come-first-served). Beim Losverfahren werden nach Ende der Anmeldefrist alle Anmeldungen gesammelt und die Plätze per Zufallsprinzip vergeben. Das Losverfahren ist fairer, da frühe Anmeldungen keinen Vorteil bringen.
Zulassungsbescheide versenden
Nach der Platzvergabe können Zulassungsbescheide (Bestätigungsbriefe oder -E-Mails) versandt werden.
Schritte:
- Öffnen Sie die Saison → Tab Zulassungsbescheide
- Wählen Sie die Empfänger aus
- Klicken Sie auf Versenden
Statistiken einsehen
Schritte:
- Öffnen Sie die Saison → Tab Statistiken
- Sie sehen eine Übersicht: Anzahl Veranstaltende, Angebote, Anmeldungen und Durchschnittsalter der Teilnehmenden
Tipp
Die Statistiken helfen Ihnen, den Erfolg des Ferienpass-Programms zu bewerten und Trends über mehrere Saisons hinweg zu erkennen.